KPI Nedir?
KPI bir organizasyonun temel hedeflere ne kadar etkili bir şekilde ulaştığını gösteren bir dizi performans ölçümüdür. KPI’lar, bir organizasyona yalnızca stratejik ve operasyonel iyileştirmelere odaklanma imkanı sunmakla kalmaz, aynı zamanda benzer organizasyonlarla karşılaştırma yapma olanağı da sağlar.
KPI Tarihçesi
Endüstride performans değerlendirmelerinin büyük olasılıkla 1800’lerin başlarında Robert Owen tarafından başlatıldığı düşünülmektedir. Owen, İskoçya’daki pamuk fabrikalarında çalışanların performansını ” silent monitors” kullanarak takip etmiştir.
“Silent monitors”, Robert Owen tarafından 1800 civarında New Lanark Mills’de kullanılmıştır ve her bir çalışanın davranışını değerlendirmek için bir plan olarak tasarlanmıştır. Yaklaşık iki inç uzunluğunda ve bir inç genişliğinde, dört taraflı bir ahşap parçasından oluşuyordu. Her bir taraf farklı bir renge boyanmıştı: beyaz, sarı, mavi ve siyah.
Beyaz: Davranışta üstün mükemmeliyet
Sarı: Orta derecede iyilik
Mavi: Ahlak açısından tarafsız bir durum Siyah: Aşırı yaramazlık
Siyah: Aşırı yaramazlık
Robert Owen sessiz monitörler
Owen, “Başlangıçta Siyah baskın olsa da, zamanla Sarı ve Beyaz renklere yerini bıraktı ve nihayetinde başarılı oldu. “Silent monitors”, sessizce ama kesin bir şekilde görevini yerine getirdi,” demiştir.
Robert Owen
DuPont Analizi
1920’lerde, DuPont Corporation yönetimi, şirketin kârlılığını detaylı bir şekilde değerlendirmek için DuPont Analizi adı verilen bir model geliştirdi. Bu formül, 1912 yılında DuPont satış temsilcisi Donaldson Brown tarafından bir iç verimlilik raporunda icat edilmiştir.
Tableau De Bord
“Tableau de bord” 1930’lardan beri Fransa’da oldukça popüler olmuş, yöneticilerin organizasyonlarının operasyonel performansını izlemek için kullandığı bir “gösterge paneli” olarak tanımlanmıştır (Bessire & Backer, 2005). Fransa’daki büyük şirketlerin çoğu bu yöntemi kullanıyordu, ancak çevrilmiş literatürün sınırlı bulunabilirliği nedeniyle yurt dışında minimal bir yayılım göstermiştir (Bontis et al., 1999).
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard , 1990 yılında Dr. Robert Kaplan (Harvard Üniversitesi) ve Dr. David Norton tarafından, organizasyonel performansı daha dengeli bir performans ölçütleri seti kullanarak ölçmek için geliştirilmiştir. Geleneksel olarak, şirketler başarıyı sadece kısa vadeli finansal performansla ölçüyordu. Balanced Scorecard, uzun vadeli başarıya daha iyi odaklanmak için karışımına ek olarak finansal olmayan stratejik ölçütler de eklemiştir.
Zaman içinde evrilen bu sistem, şu anda tamamen entegre bir stratejik yönetim sistemi olarak kabul edilmektedir. Balanced Scorecard, finansal, müşteri, iç süreçler ve öğrenme & büyüme gibi dört ana perspektifi kullanarak organizasyonların performansını çok yönlü bir şekilde değerlendirmeye olanak tanır. Bu yaklaşım, sadece finansal başarıyı değil, aynı zamanda şirketin stratejik hedeflere ulaşabilme kapasitesini de ölçmeyi amaçlar.
Bugün, çalışanların yalnızca %7’si, şirketlerinin iş stratejilerini tam olarak anlamakta ve şirket hedeflerine ulaşmaya yardımcı olmak için kendilerinden beklenenleri bilmektedir.
Robert S. Kaplan
KPI ile Yönetimin Faydaları
- Açıklık – KPI’ler, mevcut iş durumunu ve performans beklentilerini netleştirmeye yardımcı olur.
- Karşılaştırma (Benchmarking) – KPI’ler, gelecekteki veya geçmişteki karşılaştırmalar için bir referans noktası sağlar.
- Odaklanma – KPI’ler, işin içinde dikkat edilmesi gereken önemli yönleri belirler.
- Tutarlılık – KPI’ler, iş hedeflerine ulaşmak için tutarlı bir yaklaşım sağlar.
- Motivasyon – KPI’ler, çalışanları şirket hedefleriyle daha fazla ilişkilendirerek onları motive eder.
- Hesap Verebilirlik – KPI’ler, hem iyi performansı hem de düşük performansı vurgular.
- Atıkların Ortadan Kaldırılması – KPI’ler, işletmedeki verimsizlikleri tespit etmeye yardımcı olur.
Etkili KPI’ların 5 Özelliği
- Basit: KPİ’ler, çalışanların neyi ölçtüğünü ve nasıl hesaplandığını anlayabileceği kadar basit olmalıdır. Ayrıca, KPİ’leri küçük ve yönetilebilir bir seviyede tutmak, bir kerede çok fazla bilgiyle bunalmamayı sağlar.
- Ölçülebilir: Bir KPİ nicel olmasa bile, yine de net ve öz bir ölçüm özelliğiyle ölçülebilir olmalıdır.
- Eyleme Dönüştürülebilir: Bir KPİ, çalışanlar ne yapacaklarını bilmiyorsa etkili olmaz. Etkili bir KPİ, bir soruyu yanıtlamalı ve bu yanıta dayalı olarak bir sonraki kararın verilmesine yardımcı olmalıdır.
- Zamanında: Bir KPİ’nin raporlama sıklığı önemlidir – çok sık raporlanırsa, çalışanlar veriyle bunalabilir. Çok seyrek raporlanırsa, veriler eksik veya güncel olmayabilir. İşletmeler, bir KPİ’nin doğasına göre en etkili raporlama sıklığını belirlemelidir.
- Görünür: KPİ’lerin organizasyon çapında görünür hale getirilmesi, çalışanları daha üretken olmaya teşvik eder ve performanslarına dikkat etmelerini sağlar. İşletme, günlük performansı daha fazla fark ettiğinde, iyileştirme yapmak için daha bilinçli kararlar alabilir.
Kaç KPI ihtiyacımız var?
KPİ’lerin sayısını tahmin etmek oldukça zor olabilir. KPI sayısı, şirketin büyüklüğüne bağlıdır. Genel olarak, şirketlerde her departman için 8-10 KPI bulunur. Ortalama bir şirketin 6-10 departmana sahip olduğu varsayıldığında, bu da şirketlerin ortalama olarak 100 KPI’ye sahip olduğu anlamına gelir.
Final
Her şirket, büyüklüğü ne olursa olsun, KPİ ile yönetilmelidir. KPİ’ler, çalışanlarla birlikte belirlenmeli ya da onların görüşleri alınmalıdır. Aynı KPİ’nin birden fazla çalışanın skor kartına dahil olması durumunda, takım çalışması devreye girer. Bir şirketin, KPİ olmadan sürdürülebilir başarıya ulaşması son derece zordur.
Çalışanlar, ortak hedeflere ulaşmak için birlikte çalıştıklarında, daha yüksek motivasyon ve performans elde edilebilir. Bu nedenle, KPİ’lerin belirlenmesi ve uygulanması, şirketlerin uzun vadeli başarısı için kritik öneme sahiptir.
“En iyisini yapmak yeterli değildir; ne yapmanız gerektiğini bilmelisiniz ve sonra en iyisini yapmalısınız.”
W Edwards Deming
References
